Регламент виконавчого комітету Рубіжанської міської ради

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету

та виконавчих органів Рубіжанської міської ради Луганської області

1. Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Рубіжанської міської ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Рубіжанської міської ради (далі – виконком або виконавчий комітет) та виконавчих органів Рубіжанської міської ради (далі – виконавчі органи міської ради), міського голови, його заступників, старост сел.

1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та виконавчих органів міської ради.

1.3. Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у даний нормативний документ здійснюється за рішенням виконкому.

1.4. У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5. Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів міської ради, старост та керівників підприємств, організацій (установ, закладів), що належать до комунальної власності міської територіальної громади (далі – комунальних підприємств, організацій (установ, закладів). Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

2. Повноваження та склад виконавчого комітету міської ради, виконавчих органів міської ради.

Розподіл обов'язків між міським головою, першим заступником та заступниками міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому

2.1. Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконком здійснює свої повноваження до формування нового складу виконкому.

2.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

2.3. Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4. Виконавчий комітет:

- розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території Рубіжанської міської територіальної громади підприємствами, установами, організаціями, посадовцями і мешканцями населених пунктів Рубіжанської міської територіальної громади;

- попередньо розглядає та схвалює проєкти програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз бюджету Рубіжанської міської територіальної громади, проєкт бюджету Рубіжанської міської територіальної громади, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

- координує діяльність виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

- організовує виконання рішень міської ради, а також затверджених міською радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

2.5. До складу виконавчого комітету входять:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (далі – заступники міського голови);

- старости;

- інші члени виконкому, затверджені міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, підприємств та установ міської територіальної громади, представників громадськості, інших осіб.

Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією міського голови рішенням міської ради.

2.6. Очолює виконавчий комітет міський голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконкому.

2.7. Міський голова видає розпорядження про розподіл обов'язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з визначенням:

- їх повноважень і функцій;

- підпорядкованих виконавчих органів міської ради;

- переліку комунальних підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів міської ради;

- порядку заміщення міського голови, його заступників, у разі їх відсутності.

2.8. У випадку відсутності міського голови його обов'язки виконує секретар міської ради.

2.9. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

2.10. На будівлях, де розміщені виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.

Перед адмінбудівлею міської ради та її виконавчого комітету поряд з Державним Прапором України розташовано прапор міста Рубіжне.

В разі оголошення трауру Державний Прапор України та прапор міста Рубіжне приспускаються.

2.11. Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Посадові особи міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

2.12. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, схвалений рішенням виконавчого комітету та затвердженим рішенням міської ради.

2.13. Керівники виконавчих органів міської ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов'язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани міському голові, його заступникам (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію заступнику міського голови, керуючому справами виконкому для внесення в журнал реєстрації перевірок.

2.14. За письмовим або усним дорученням міського голови, письмовими або усними вказівками його заступників, керівники виконавчих органів міської ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу відповідним заступникам міського голови і забезпечують необхідні умови їх роботи.

2.15. Члени виконавчого комітету мають право звернутися до керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щодо питань, в межах компетенції виконавчого комітету (план роботи, питання порядку денного, протокольні доручення, розгляд звернень членів виконкому тощо).

2.16. Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради є державна.

3. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

3.1. Планування роботи є основою організаційного забезпечення виконання власних і делегованих повноважень виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради, одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку міської територіальної громади, програми економічного та соціального розвитку, відповідних цільових програм.

3.2. Діяльність виконавчого комітету міської ради організовується відповідно до річного плану.

3.3. Плани роботи виконавчого комітету міської ради розробляються на основі рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови і його заступників, пропозицій членів виконавчого комітету, старост, пропозицій керівників виконавчих органів міської ради.

3.4. План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

- перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету міської ради та які пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міської територіальної громади, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;

- перелік проєктів галузевих та комплексних програм, а також питання про хід виконання вже ухвалених галузевих або комплексних програм;

- перелік заходів у сфері міжнародного співробітництва;

- перелік основних заходів державного, обласного та місцевого значення на відповідний плановий період.

3.5. До плану роботи виконавчого комітету в обов'язковому порядку включаються питання:

- про проєкт програми економічного і соціального розвитку міської територіальної громади, проєкт бюджету міської територіальної громади та підсумки їх виконання;

- про роботу виконавчих органів міської ради;

- про роботу комунальних підприємств, організацій (установ, закладів);

- затвердження проєктів фінансових планів комунальних підприємств та розгляд звітів про їх виконання.

3.6. Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету міської ради керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають в інформаційно-організаційний відділ міської ради пропозиції відповідно до розробленої інформаційно-організаційним відділом встановленої форми.

3.7. Узагальнення пропозицій, формування планів роботи виконкому та узагальнення інформації про їх виконання здійснює інформаційно-організаційний відділ міської ради.

3.8. Інформаційно-організаційний відділ готує проєкт рішення виконавчого комітету міської ради про план роботи виконкому.

3.9. Проєкти планів роботи заздалегідь розглядаються міським головою, його заступниками, потім доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.

3.10. План роботи виконавчого комітету на рік затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради в установленому порядку.

Проєкт такого рішення вноситься на розгляд виконавчого комітету міської ради заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

3.11. Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ міської ради (далі – загальний відділ) направляє міському голові, його заступникам, членам виконавчого комітету, виконавчим органам міської ради в електронному вигляді/паперовому вигляді.

3.12. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

3.13. Виконавчі органи міської ради до 5 числа листопада кожного року, подають в інформаційно-організаційний відділ інформацію про виконання плану роботи за попередній рік. Якщо внесене до плану роботи виконкому питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.

3.14. Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконкому, який на вимогу членів виконкому інформує виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.

3.15. З метою організації ефективної роботи, реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконкому міської ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та аналізу діяльності працівників виконавчі органи міської ради складають плани роботи на відповідний період (періодичність звітування погоджується з куруючим заступником).

3.16. Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів службової необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів повинні бути узгодженими з планами роботи виконавчого комітету міської ради.

3.17. Плани роботи виконавчих органів міської ради узгоджуються з міським головою, його заступниками відповідно до розподілу обов'язків та включають такі розділи:

- виконання рішень виконкому, міської ради та розпоряджень міського голови;

- організація нарад, семінарів, навчань або участь у них;

- організація засідання комісій або участь у них;

- виконання основних завдань, участь у заходах;

- робота над проєктами та програмами;

- підготовка регуляторних актів;

- заходи щодо реалізації та виконання цілей і завдань виконавчого органу тощо.

3.18. План роботи виконавчого органу міської ради повинен мати таку структуру: зміст завдання, термін виконання, відповідальні за організацію та виконання завдань.

3.19. У встановлений керівником виконавчого органу спосіб відповідальні особи звітують (подають інформацію) про виконання завдань.

3.20. Керівники виконавчих органів міської ради несуть відповідальність за виконання планів роботи.

3.21. Виконавчі органи міської ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

3.22. Для підготовки плану заходів на відповідний тиждень старости, керівники структурних підрозділів міської ради, а у разі потреби керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) - щосереди до 12:00 надають інформаційно-організаційному відділу щотижневі плани робіт на наступний тиждень, де вказуються: дата, час, назва заходу, місце проведення і відповідальний за його організацію.

3.23. Тижневий план роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови (далі – тижневий план роботи) формується інформаційно-організаційним відділом на підставі наданих щотижневих організаційних планів робіт структурних підрозділів міської ради (у разі потреби керівників комунальних підприємств, організацій установ, закладів) щочетверга до 15:00 та надається на узгодження керуючому справами.

3.24. Про участь у заході міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови обов'язково зазначається у поданих до плану заходів пропозиціях.

3.25. Інформаційно-організаційний відділ, враховуючи зміст планів роботи міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради та виконавчих органів, складає зведений план заходів на наступний тиждень, в який включає перелік основних заходів загальноміського значення, і здійснює оперативний контроль за його виконанням та змінами у плані роботи.

3.26. Керівники виконавчих органів, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости несуть відповідальність за неподання інформації про запланований захід чи невчасне внесення змін у інформацію про анонсований захід.

3.27. Тижневий план роботи перед його розповсюдженням погоджується заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

3.28. Тижневий план роботи в роздрукованому вигляді подається міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідальним черговим приміщення міської ради.

3.29. Інформаційно-організаційний відділ оперативно інформує міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови, про зміни в тижневому плані роботи.

3.30. Інформаційно-організаційний відділ виготовляє паперовий примірник тижневого плану роботи.

3.31. Інформаційно-організаційний відділ на підставі тижневого плану роботи анонсує відповідні заходи на офіційному сайті міської ради.

3.32. Загальний відділ надсилає тижневий план роботи на електронну пошту депутатам міської ради та членам виконавчого комітету відповідно.

3.33. Інформаційно-організаційний відділ заповнює у системі електронного документообігу відповідний календарний план роботи на наступний тиждень, вносить у нього оперативні зміни та доповнення (у разі введення її в експлуатацію).

3.34. Інформаційно-організаційний відділ здійснює формування Телефонного довідника Рубіжанської міської ради, її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради, сіл Рубіжанської міської територіальної громади, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, вносить у нього відповідні зміни.

3.35. У разі внесення змін до телефонного довідника керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) невідкладно інформують інформаційно-організаційний відділ інформацію про зміни в назві, адресі, електронній адресі, структурі та контактних телефонів виконавчого органу, зміни в штатному розписі, особовому складі та подібну інформацію про такі ж зміни в галузевих установах, підприємствах та організаціях.

4. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради

4.1. Засідання виконавчого комітету міської ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.

4.2. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться, як правило, двічі на місяць: в перший і третій вівторок.

Підготовка засідань виконкому

4.3. Підготовку засідань організовують керуючий справами виконкому та загальний відділ.

4.4. Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради.

4.5. При підготовці питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету керівник виконавчого органу міської ради (за чиєю ініціативою вноситься питання), в разі необхідності, складає і затверджує у заступника міського голови, який контролює дане питання, план заходів щодо його підготовки і склад комісії, яка буде проводити необхідні перевірки стану справ у виконавчих органах міської ради, на підприємствах і в організаціях.

4.6. В підготовці питань можуть брати участь виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади), члени виконавчого комітету та депутати міської ради.

4.7. Члени виконавчого комітету міської ради завчасно подають письмове звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через загальний відділ міської ради.

4.8. Депутати міської ради, в разі внесення на розгляд виконавчого комітету питань, що належать до його повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через консультанта міської ради.

4.9. Загальний відділ міської ради контролює дотримання процедури погодження проєкту рішення, встановленої Регламентом.

4.10. До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради можуть залучати відповідних фахівців.

4.11. З метою попереднього вивчення питань можуть бути організовані виїзди членів виконкому на окремі комунальні підприємства, організації (установи, заклади).

Порядок денний

4.12. Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.

4.13. Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 2 дні до засідання загальним відділом під керівництвом керуючого справами виконкому.

4.14. Проєкт порядку денного включає питання, з яких у загальний відділ подані проєкти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:

- питання з річного плану роботи виконкому;

- питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження річного плану;

- питання про хід виконання рішень міської ради, виконкому, органів виконавчої влади;

- питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;

- питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб.

4.15. Проєкт порядку денного засідання та проєкти рішень виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному сайті міської ради.

4.16. Загальний відділ формує та надсилає на електронну пошту членам виконавчого комітету, у разі необхідності депутатам міської ради за два дні до засідання матеріали, що включають проєкт порядку денного та проєкти рішень виконкому, створені та погоджені відповідно до процедури визначеної цим Регламентом, у тому числі додатки до рішень. Пояснювальні записки, фото, графічні зображення, скановані документи тощо, у разі необхідності.

Учасники засідання

4.17 Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює загальний відділ.

4.18. Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за один день до засідання виконкому) інформують загальний відділ про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.

4.19. Загальний відділ інформує керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.

4.20. Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

4.21. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проєктів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.22. Засідання виконавчого комітету міської ради веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – секретар міської ради, а у разі відсутності міського голови та секретаря міської ради – перший заступник міського голови.

4.23. Участь членів виконавчого комітету у засіданні визначається в результаті ведення протоколу засідання.

4.24. На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми депутати обласної, районної і міської рад, народні депутати України, представники акредитованих засобів масової інформації, а також запрошені керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ і організацій, громадяни.

4.25. Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету, складається керівником виконавчого органу, відповідального за підготовку питання порядку денного, узгоджується із заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) і передається в загальний відділ.

4.26. Інформування запрошених (згідно зі списком) здійснюють виконавчі органи міської ради, що готували проєкти рішень та складали список запрошених, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).

4.27. Ознайомлення з проєктами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на засідання виконкому.

Проведення засідання виконкому

4.28. Головуючий на засіданні виконкому:

- веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

- надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;

- вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до порядку денного та проєктів рішень;

- вносить на голосування порядок денний та проєкти рішень (за основу та в цілому);

- оголошує результати голосування (рішення ухвалене; рішення не ухвалене);

- забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні:

- вчиняє інші дії, необхідні для забезпечення роботи виконавчого комітету.

4.29. Члени виконкому на засіданні виконавчого комітету:

- вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;

- можуть вимагати від доповідачів додаткових роз'яснень з питань порядку денного та проєктів рішень;

- беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;

- у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;

- надають пропозиції про внесення змін і доповнень до проєктів рішень або про їх доопрацювання.

4.30. Проєкт порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.

4.31. Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень, крім питання «Різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.

4.32. Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проєкту порядку денного, стосуються, як правило, важливих подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду, інших невідкладних випадків.

4.33. Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.

4.34. Ухвалення рішень виконавчого комітету здійснюється шляхом голосування членів виконавчого комітету, «за», «проти», «утримались», «не голосували», та визначає результат голосування щодо кожного проєкту рішення чи процедурного питання.

4.35. Під час розгляду питань та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом ведеться онлайн трансляція, яка зберігається та архівується на офіційному сайті Рубіжанської міської ради Луганської області.

4.36. На засіданні виконкому встановлюється наступна тривалість виступів:

- на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);

- для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;

- для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;

- для оголошення запитань – до 1 хвилини;

- для відповіді на запитання – до 2 хвилин;

- для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.

4.37. З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також члени виконавчого комітету, депутати міської ради, які внесли відповідні проєкти рішень.

4.38. Із співдоповідями можуть виступати заступники міського голови з питань діяльності відповідних виконавчих органів міської ради відповідно до розподілу обов’язків, керівники інших виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.

4.39. Запит на виступ і для запитань подається в усній формі після закінчення доповіді розробника проєкту рішення.

4.40. Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до запиту) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання.

4.41. Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:

- про зміни і доповнення до проєктів рішень або про їх доопрацювання;

- про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією.

4.42. Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. У разі порушення Регламенту головуючий попереджає порушника, а у разі повторного порушення може ухвалити рішення про неможливість подальшої участі в засіданні виконавчого комітету.

Особливості позачергових засідань

4.43. В разі необхідності міський голова має право скликати позачергове засідання виконкому.

4.44. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.

Організаційно-технічне забезпечення

4.45. Загальний відділ забезпечує:

- трансляцію відеопрезентацій до проєктів рішень виконавчого комітету;

- відеотрансляцію та відеозапис розгляду питань на відкритих засіданнях виконавчого комітету та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом;

- проведення відеоконференцій засідань виконавчого комітету;

- розміщення на офіційному сайті Рубіжанської міської ради відеозаписів відкритих засідань виконавчого комітету.

Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету міської ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану

4.46. В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров'ю значних верств населення, та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України або окремих територіях.

У разі необхідності вирішення невідкладних проблем, питань міста, які також стосуються врегулювання трудових відносин із керівниками комунальних підприємств, опіки та піклування, нагородження відзнаками місцевого рівня та нагородами влади вищого рівня засідання виконавчого комітету міської ради можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційне засідання). Організація дистанційних засідань та технічне забезпечення покладається на загальний відділ.

4.47. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:

- можливість реалізації прав членів виконавчого комітету;

- встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4.48. Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому.

4.49. Результати такого засідання оформлюються окремим проколом про дистанційне засідання/аудіо конференцію та оприлюднюються на офіційному сайті міської ради згідно із законодавством та цим Регламентом.

4.50. Перед відкриттям засідання в режимі відеоконференції проводиться фіксація участі членів виконкому, які в режимі відеоконференції приєдналися до засідання.

4.51. Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції, головуючий оголошує результати голосування з врахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення ухвалене; рішення не ухвалене).

4.52. Тривалість проведення засідань виконкому відповідно до технічних вимог відеоконференції становить не більше 4 (чотирьох) годин.

4.53. Персональну відповідальність за підключення до відеоконференції несе член виконавчого комітету міської ради.

5. Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету

Порядок підготовки паперових/електронних проєктів рішень

5.1. Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету визначається перспективними, поточними (річними) планами роботи виконкому, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.

5.2. Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.3. Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики виконавчими органами та посадовими особами міської ради здійснює управління економіки.

5.4. Реалізація повноважень у здійсненні державної регуляторної політики виконавчим комітетом міської ради покладена на відповідальний структурний підрозділ згідно Положення про управління економіки Рубіжанської міської ради.

5.5. Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є керівник, до компетенції якого належить питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови відповідно до розподілу обов'язків.

5.6. Проєкти рішень виконкому готуються в паперовій/електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за дотриманням вимог щодо строків оприлюднення на офіційному сайті міської ради проєктів рішень, відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», відсутність орфографічних помилок, законність і достовірність текстів проєктів рішень несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які курують структурні підрозділи згідно із розподілом функціональних обов’язків.

5.7. Проєкт рішення виконкому повинен містити:

- посилання на норми чинного законодавства;

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);

- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

- інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);

- коментар (за потребою);

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

- прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення до рішення змін, доповнень; в проєкті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;

- всі необхідні візи – погодження (у аркуші погодження).

5.8. Проєкти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.

5.9. В проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.

5.10. До проєктів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказанням причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.

5.11. У разі виконання раніше ухвалених рішень до проєкту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.

5.12. В проєктах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті та в проєктах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості шляхом оприлюднення на офіційному сайті міської ради.

5.13. До проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, а за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому.

5.14. До проєктів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, можуть додаватися копії відповідних нормативних актів.

5.15. До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень мають обов’язково додаватися копії відповідних рішень. У разі відсутності останнього проєкт рішення повертається розробнику без погодження.

5.16. Головний розробник готує пояснювальну записку до проєкту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. Розробник обов’язково зазначає на підставі яких повноважень розроблено проєкт рішення власних або делегованих. Також вказується дата оприлюднення та термін закінчення оприлюднення проєкту рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали.

5.17. Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

5.18. Подання пояснювальних записок до проєктів нормативних, регуляторних актів є обов'язковим.

Погодження та оприлюднення проєктів рішень

5.19. Попередньо до надання проєкту рішення на погодження, відповідний проєкт надається до загального відділу відповідно п. 5.27.

Погодження проєкту рішення полягає у його візуванні (накладанні посадовою особою підпису на проєкт документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа) посадовими особами, зазначеними в аркуші погодження, погоджується у такій послідовності:

- розробник проєкту рішення – посадова особа виконавчого органу, що готує проєкт рішення (на зворотному боці аркушу погодження);

- спеціаліст загального відділу відповідальний за розміщення проєкту рішення на офіційному сайті Рубіжанської міської ради, в разі його відсутності проєкти рішень візує начальник загального відділу;

- посадова особа юридичного відділу;

- керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, з яких підготовлені проєкти рішень відповідно до п. 5.20;

- заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);

- радник міського голови з правових питань.

5.20. Проєкти рішень в обов’язковому порядку погоджуються з керівниками структурних підрозділів або особами, що виконують їх обов’язки:

- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики – відділом економічного аналізу та регуляторної політики управління економіки;

- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради – фінансовим управлінням, відділом бухгалтерського обліку;

- з питань комунальної власності – відділом міського комунального майна;

- з питань містобудування та земельних ресурсів – управлінням землеустрою, містобудування та архітектури;

- з питань житлово-комунального господарства та екології, природокористування – управлінням житлово-комунального господарства;

- з питань благоустрою – відділом благоустрою;

- інші виконавчі органи – за потреби.

5.21. З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

5.22. Відповідальність за включення додаткового переліку віз на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника документа.

5.23. До переліку віз включається віза члена виконавчого комітету або депутата міської ради, який підготував відповідний проєкт рішення.

5.24. Погодження оформляється на окремому аркуші погодження, який затверджується Інструкцією з діловодства в Рубіжанській міській раді Луганської області.

5.25. Додатки до проєктів рішень виконкому міської ради погоджуються в тому ж порядку, що й проєкти рішень.

5.26. Термін перебування проєкту рішення на візуванні/погодженні в кожної посадової особи не повинен перевищувати одного робочого дня, у юридичному відділу – трьох робочих днів (у разі необхідності додаткового вивчення питання або підготовки окремої думки, зауважень, ін. – п’яти робочих днів).

5.27. Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів рішень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

5.28. Зауваження і пропозиції до проєкту рішення, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, який додається до проєкту у вигляді окремої думки, службового листа тощо.

5.29. У разі відсутності зауважень до проєкту рішення посадова особа юридичного відділу візує проєкт документа.

5.30. Юридичний відділ міської ради під час проведення правової експертизи перевіряє проєкт рішення на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства при обов’язковій наявності віз керівників відповідних виконавчих органів Рубіжанської міської ради, які розробили відповідний проєкт.

5.31. У разі виявлення невідповідності проєкту рішення виконавчого комітету Рубіжанської міської ради чинному законодавству України, юридичний відділ, не візуючи проєкт, повертає документ на доопрацювання головному розробнику. У разі якщо внесені до проєкту юридичним відділом пропозиції не враховані, юридичний відділ, візуючи проект, подає письмове заперечення, зауваження, окрему думку, пропозицію, тощо щодо законного вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення виконавчим комітетом Рубіжанської міської ради.

5.32. Погоджені в установленому порядку проєкти рішень виконкому надходять в загальний відділ не пізніше, ніж за три робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету.

5.33. Загальний відділ розміщує проєкти рішень, що підлягають оприлюдненню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», на офіційному сайті Рубіжанської міської ради.

5.34. Проєкти рішень, що стосуються звітів про роботу керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), виконавчих органів міської ради, погоджуються завчасно – не пізніше, як за 5 робочих днів до засідання виконкому. Загальний відділ надсилає такі проєкти рішень на електронні адреси членів виконавчого комітету.

5.35. Проєкти рішень нормативно-правового характеру (в тому числі з питань встановлення тарифів на теплову енергію та комунальні послуги) оприлюднюються загальним відділом за поданням розробників даних проєктів не пізніше як за 10 робочих днів до дати розгляду на засіданні виконкому з метою прийняття.

5.36. Проєкти рішень з питань регуляторної політики оприлюднюються розробниками не пізніше як за 30 календарних днів до дати розгляду на засіданні виконкому.

5.37. Інформація про оприлюднення вказується в пояснювальній записці до відповідних проєктів рішень.

5.38. Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

Ухвалення та оприлюднення рішень

5.39. Усі рішення виконавчого комітету (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

5.40. Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення.

5.41. Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:

- в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;

- після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;

- проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.

5.42. Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу за основу та в цілому.

5.43. Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконкомом текст.

5.44. За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проєкт рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування.

5.45. У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.

5.46. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

5.47. Міський голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому. Після засідання загальний відділ подає підписані міським головою рішення на підпис заступнику міського голови, керуючому справами виконкому.

5.48. Рішення набирає чинності з моменту його прийняття та підписання, якщо виконавчий комітет або чинне законодавство не встановлюють іншого терміну введення його у дію.

5.49. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Рубіжанської міської ради або в інший визначений в рішенні спосіб.

5.50. Регуляторні акти виконавчого комітету оприлюднюються у порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.51. Окремі ухвалені виконкомом рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками спільно із загальним відділом протягом трьох робочих днів (крім випадків, коли виконкомом встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, надаються до загального відділу, який подає рішення на підпис керуючому справами виконкому та міському голові.

5.52. Підписані в паперовій формі міським головою та заступником міського голови, керуючим справами виконкому рішення виконавчого комітету (з гербовою печаткою виконкому міської ради) надходять в загальний відділ, де реєструються – вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер:

- нумерація ведеться з початку року;

5.53. Загальний відділ протягом п’яти робочих днів після ухвалення рішень надсилає їх виконавчим органам міської ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в електронному/паперовому вигляді.

5.54. Розробники проєктів протягом двох робочих днів після отримання рішень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються рішення (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності).

5.55. У разі потреби паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішень після їх ухвалення, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.

5.56. Загальний відділ не пізніше п’яти робочих днів з дня засідання виконкому оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному сайті Рубіжанської міської ради рішення виконкому.

Фіксування засідання виконавчого комітету

5.59. Засідання виконкому протоколюються, ведеться відеозапис. Ведення протоколу та відеозапис здійснюють працівники загального відділу.

5.60. Загальний відділ протягом 5 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання. Протоколи ведуться в короткій формі. В протоколі вказується:

- номер протоколу;

- дата засідання;

- перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;

- перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;

- порядок денний, перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено; кількість голосів за проєкт рішення, проти, утримались, не голосували, відсутні; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;

- протокольні доручення за результатами обговорення окремих питань.

5.61. Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або секретар міської ради, виконуючий його обов'язки, та заступник міського голови, керуючий справами виконкому.

5.62. Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу.

5.63. Після підписання протоколу загальний відділ, за потреби, надсилає його окремим виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), завірені печаткою загального відділу.

5.64. Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі протягом п’яти років, після чого передаються в архівний відділ міської ради.

5.65. Протоколи засідань виконкому оприлюднюються на офіційному сайті міської ради в розділі «Нормативна база»/«Протоколи засідань виконавчого комітету».

5.66. Архів відеотрансцяцій засідань виконавчого комітету розміщуються та зберігаються на сайті міської ради.

6. Організація роботи зі службовими документами

6.1. Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ.

6.2. Загальний відділ здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідних документів від юридичних осіб, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови, заступнику міського голови, керуючому справами виконкому, та реєстрацію вихідних документів.

6.3. Листи, адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови мають бути підписані старостою, керівником виконавчого органу міської ради, комунального підприємства та організації (установи, закладу) або особою, яка виконує його обов’язки, в окремих випадках (лікарняна відпустка) – заступником керівника, відповідно до повноважень.

6.4. Службові документи, що надходять у міську раду, реєструються загальним відділом у день їх надходження, але не пізніше наступного робочого дня та направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідно до розподілу обов'язків, залежно від характеру і змісту документа до 16.00, в п’ятницю – до 15.00.

6.5. Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов'язкові, додаткові та, в разі потреби, інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції.

6.6. Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції міського голови (заступника міського голови) загальний відділ передає юридичному відділу.

6.8. Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради.

6.9. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа.

6.10. Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

6.11. Посадова особа загального відділу фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

6.12. Співвиконавці подають пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.

6.13. Зміна головного виконавця здійснюється на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд документа.

6.14. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

6.15. За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчі органи міської ради, старости, керівники комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) готують в електронній та паперовій формі та надсилають на перевірку в загальний відділ не пізніше, ніж до 16.00, проєкт листа на підпис міському голові або заступнику міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

6.16. Службовий лист оформлюється на бланку, розміщеному в загальному мережевому ресурсі.

6.17. Датою листа є дата його реєстрації.

6.18. За підготовлений проєкт документа відповідальним є автор документа.

6.19. За організацію виконання документа відповідають особи, зазначені в резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

6.20. Підготовка проєкту документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

- проєкт документа готується автором ;

- у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту документа вони додаються в паперовій формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів);

- внесення до проєкту документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

- внесення до реєстраційно-моніторингової картки індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься документ, що створюється;

- зазначення підрозділу реєстрації відповідно до виду документа;

- зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

- формулювання проєкту доручення до документа здійснюється в тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: юридичному відділу; керівникам виконавчих органів тощо;

- формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

6.21. У разі, якщо в тексті службового документа містяться ознаки конфлікту інтересів або корупційних ризиків в діяльності відповідного виконавчого органу міської ради, особа повідомляє про це у порядку та спосіб, визначені Законом України «Про запобігання корупції».

переліку осіб, які погоджують даний документ, зазначається посадова особа юридичного відділу.

6.22. Реєстрація вихідних документів міської ради здійснюється після їх підписання (в окремих випадках допускається реєстрація певних видів документів за фактом їх підписання).

6.23. Загальний відділ перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.

6.24. Автор проєкту документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надає на повторне погодження нову версію проєкту документа.

6.25. За усною вказівкою міського голови, заступників міського голови виконавчі органи міської ради готують проєкти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.

6.26. Проєкт доручення готується з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, погоджується керівником виконавчого органу міської ради – розробника проєкту, а в разі підготовки проєкту доручення міського голови – також погоджується заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

6.27. Доручення після підписання міським головою або заступником міського голови реєструється в загальному відділі та надсилається виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), відповідно до запропонованої розробником документа схеми погоджень.

6.28. Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – в загальному відділі, відповідно до Номенклатури справ.

6.29. Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

6.30. Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в п. 121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

7. Організація контролю за виконанням документів

Завдання і порядок контролю за виконанням документів

7.1. Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу, у разі введення її в експлуатацію.

7.2. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

7.3. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.4. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання.

7.5. Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

7.6. Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

7.7. Моніторинг виконання постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, органів виконавчої влади, доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад здійснює загальний відділ.

7.8. Моніторинг виконання службових документів, запитів та звернень народних депутатів України, рішень виконавчого комітету міської ради та протокольних доручень, оголошених на засіданнях виконкому, розпоряджень міського голови здійснює загальний відділ.

7.9. Моніторинг виконання окремих письмових доручень міського голови, заступників міського голови здійснюють виконавчі органи міської ради, які підготували проєкт доручення.

7.10. Моніторинг виконання документів у виконавчих органах міської ради здійснює працівник, призначений відповідальним за контроль. Працівник, відповідальний за здійснення контролю за виконанням документів, щоп'ятниці інформує керуючого справами виконкому про хід виконання службових документів.

7.11. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є головний виконавець, який визначений резолюцією керівника.

7.12. Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, розділу 7 цього Регламенту, вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.

8. Організація роботи із запитами на інформацію

8.1. Організація розгляду запитів, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови, заступнику міського голови, керуючому справами виконкому, стосовно діяльності міської ради та її виконавчих органів, покладається на загальний відділ міської ради.

8.2. Організація розгляду запитів, що надходять до керівників самостійних структурних підрозділів, установ, організацій, комунальних підприємств міської ради, забезпечується відповідальними посадовими особами з питань доступу до публічної інформації самостійних структурних підрозділів, установ, організацій, комунальних підприємств міської ради.

8.3. Запити, адресовані старостам, розглядаються безпосередньо старостами.

8.4. Діловодство запитів на інформацію у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

8.5. Усі запити, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням єдиного режиму роботи, затвердженого цим Регламентом та розглядаються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

9. Організація роботи зі зверненнями громадян

9.1. Організація роботи зі зверненнями громадян у міській раді покладається на загальний відділ, у виконавчих органах, комунальних підприємствах, організаціях (установах, закладах) – на відповідальних працівників чи на відповідний підрозділ, у населених пунктах, що увійшли до складу міської територіальної громади – на старост.

9.2. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Порядку розгляду письмових і усних звернень громадян у Рубіжанській міській раді.

9.3. Усі звернення громадян (фізичних осіб), адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови, реєструються у загальному відділі, а звернення, адресовані старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, які є юридичними особами, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), реєструються безпосередньо у них.

9.4. Зареєстровані звернення в день надходження передаються міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

9.5. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови розглядають звернення, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення за участю комісії з розгляду звернень громадян, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обґрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд.

9.6. За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до повноважень виконавчих органів міської ради, міський голова, секретар міської ради та заступники міського голови можуть дати такі доручення:

- визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику (в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться);

- направити звернення на розгляд за належністю на підставі ч. 3 ст. 7 Закону України «Про звернення громадян»;

- під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до повноважень якого належить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян або проєкт листа про припинення листування на підставі частин 2, 3 ст. 8 Закону України «Про звернення громадян».

9.7. Після розгляду міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та накладення резолюції звернення скеровуються виконавцям.

9.8. Контроль за розглядом звернень громадян та виконанням доручень керівництва міської ради за зверненнями покладається на старост, керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

9.9. Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює загальний відділ.

9.10. Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, старости, виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади) готують проєкти відповідей авторам звернень.

9.11. В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) надають відповіді на звернення громадян за власним підписом.

9.12. Звернення, в якому порушені питання не належать до повноважень виконавчих органів міської ради, в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до повноважень старост, виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок їх вирішення.

Організація особистого прийому

9.13. Особистий прийом громадян у Рубіжанської міській раді здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, старостами, керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів).

9.14. Особистий прийом громадян керівництвом міської ради, її виконавчих органів та старостами здійснюється згідно з графіком, який затверджується розпорядженням міського голови, керівниками комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – із графіками, затвердженими відповідними наказами.

9.15. Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті міської ради, у приміщеннях, де здійснюють повноваження старости, у приміщеннях виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) в доступних для вільного огляду місцях, оприлюднюється через засоби масової інформації.

9.16. Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях, передбачених затвердженим графіком прийому.

9.17. Попередній прийом громадян у міській раді в робочі дні проводиться працівниками загального відділу протягом робочого дня.

9.18. За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується зустріч з іншим керівником, до повноважень якого належить вирішення порушеного питання.

9.19. У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується залишити письмове звернення, яке подається на розгляд керівництву.

9.20. Особистий прийом міського голови проводиться тільки за попереднім записом та за умови розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

9.21. Попередній запис на особистий прийом здійснюється спеціалістом загального відділу з понеділка по четвер та закінчується за два робочі дні до дати прийому. Запис проводиться у реєстраційно-контрольній картці системи електронного документообігу, у разі введення в експлуатацію, яка заповнюється на підставі письмового чи усного звернення.

9.22. В реєстраційно-контрольній картці вказується:

- прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;

- короткий зміст питання, що порушується у зверненні;

- чи звертався заявник до виконавчих органів міської ради, до повноважень яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.

9.23. Спеціаліст загального відділу повідомляє заявнику про день і час особистого прийому міського голови, секретаря міської ради чи заступників міського голови.

9.24. Чисельність громадян, записаних на особистий прийом до керівника, визначається з врахуванням середньої тривалості прийому громадян та складності порушених питань і не має бути більшою за 30 осіб на один прийом.

9.25. Запис на прийом не проводиться за умови звернення:

- до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;

- з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

- особи, визнаної судом недієздатною;

- у разі, якщо питання не належить до повноважень міської ради.

9.26. У разі повторного звернення громадянина працівниками загального відділу вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

9.27. Запис на повторний прийом до міського голови протягом календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.

9.28. Спеціалісти загального відділу забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.

9.29. У разі потреби міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, які проводять особистий прийом громадян, начальником загального відділу до участі в особистому прийомі громадян запрошуються старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) до повноважень яких відноситься вирішення даного питання.

9.30. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.

9.31. Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.

9.32. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

9.33. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своїх повноважень мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.

9.34. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю.

9.35. Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструється та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових і усних звернень громадян у Рубіжанській міській раді в системі електронного документообігу.

9.36. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

9.37. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом, або, в разі розгляду звернення підприємством, організацією чи установою, незалежно від форм власності, інформувати ту посадову особу, доручення якої виконувалося.

Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

9.38. Особисті виїзні прийоми громадян міським головою, секретарем міської ради та заступниками міського голови проводяться згідно з затвердженим графіком.

9.39. Дата та місце проведення виїзних прийомів на квартал складається працівниками загального відділу за пропозиціями міського голови, секретаря міської ради та заступників міського голови.

9.40. Працівники загального відділу організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:

- попереджують міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);

- інформують старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;

- повідомляють інформаційно-організаційний відділ про виїзний прийом для доведення інформації до мешканців міської територіальної громади через засоби масової інформації.

9.41. Старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють необхідні умови для проведення прийому.

9.42. Працівники загального відділу забезпечують:

- організацію проведення виїзного прийому;

- реєстрацію, направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), до повноважень яких відноситься вирішення порушених питань, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.

Особливості роботи відділу ведення Державного реєстру виборців зі зверненнями виборців

9.43. Заяви та запити виборців розглядаються відділом ведення Державного реєстру виборців у порядку та строки, визначені статтями 19-21 Закону України «Про Державний реєстр виборців».

9.44. Звернення в електронній формі надсилається виборцем із використанням мережі «Інтернет» за підписом, прирівняним до власноручного підпису згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги» (кваліфікований електронний підпис), шляхом заповнення виборцем форми з використанням відповідного електронного сервісу, розміщеного на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

9.45. Звернення виборців в електронній формі обліковуються програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи «Державний реєстр виборців».

9.46. Подана в паперовій формі заява в день її надходження до відділу реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів відповідно до Інструкції з діловодства у Рубіжанській міській ради та обліковується програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи «Державний реєстр виборців».

10. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради

10.1. Кадрова робота спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування виконавчих органів міської ради висококваліфікованими і компетентними кадрами.

10.2. Координацію роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснює керівник, згідно із розподілом функціональних обов’язків.

10.3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:

- на посаду міського голови – шляхом обрання Рубіжанською міською територіальною громадою на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування, в порядку, визначеному законом; строк повноважень міського голови, обраного на чергових місцевих виборах, визначається Конституцією України;

- на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання міською радою;

- на посади заступників міського голови, старости – шляхом затвердження міською радою за пропозицією міського голови;

- на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради – шляхом призначення міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

10.4. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, – за погодженням з відповідними органами виконавчої влади.

10.5. Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).

10.6. Інформація про вакантні посади та вимоги щодо них публікується на офіційному сайті міської ради. Конкурси на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування проводить конкурсна комісія на заміщення вакантних посад посадових осіб виконавчих органів Рубіжанської міської ради Луганської області. Рішення про призначення на посаду приймається міським головою на підставі пропозиції конкурсної комісії. Переможець конкурсу подає заяву на призначення, погоджену керівником виконавчого органу, у який призначається особа, заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) та завізовану міським головою. Відділ персоналу готує проєкт розпорядження міського голови про призначення на посаду. Підписане розпорядження є підставою для подальшого оформлення документів особової справи та видачі службового посвідчення. Облік посадових осіб місцевого самоврядування ведеться за допомогою електронної локальної системи.

10.7. При звільненні з посади працівників виконавчих органів міської ради до загального відділу подається особиста заява працівника.

10.8. На підставі заяви відділ персоналу готує проєкт розпорядження міського голови про звільнення з посади.

10.9. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника, консультанта чи помічника міського голови без конкурсного відбору.

10.10. Прийом та звільнення технічних працівників та обслуговуючого персоналу здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

10.11. На час відсутності (тривалої відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (надалі – договір). Особи, прийняті на роботу в органи місцевого самоврядування на умовах договору, не складають Присяги, їм не встановлюється ранг, період роботи на умовах строкового трудового договору не зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування чи державної служби.

10.12 Договір укладається у трьох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у працівника, відділі персоналу, бухгалтерії відповідного виконавчого органу міської ради. Договір укладається між міським головою та працівником.

10.13. Проєкт договору готується відділом персоналу, погоджується заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), заступником міського голови, керуючим справами виконкому, керівником виконавчого органу міської ради, керівниками юридичного відділу та відділу персоналу, а також бухгалтером відповідного виконавчого органу чи начальником відділу бухгалтерського обліку.

10.14. Договори реєструються та зберігаються у відділі персоналу.

10.15. На підставі трудового договору та заяви претендента видається розпорядження міського голови, що є підставою для оформлення особової справи працівника.

10.16. Договори з громадянами на використання їх праці можуть оформлюватися цивільно-правовим договором. Такі угоди застосовуються для виконання конкретної роботи, що спрямована на одержання результатів праці, і у разі досягнення цієї мети вважаються виконаними і дія їх припиняється.

10.17. Розпорядження про прийом на роботу на підставі договору на виконання робіт не видається та записи про періоди праці не заносяться до трудової книжки виконавця робіт.

10.18. Цивільно-правові договори укладаються між замовником та виконавцем робіт. Один примірник цивільно-правового договору зберігається у відділі бухгалтерського обліку.

10.19. У випадку прийняття на роботу нового працівника керівник виконавчого органу або за його дорученням інша посадова особа місцевого самоврядування зобов’язані:

- роз’яснити працівникові його права і обов’язки, надати примірник посадової інструкції, проінформувати про умови праці;

- ознайомити працівника під особистий підпис з колективним договором та іншими документами, які регулюють питання діяльності міської ради і виконавчого органу;

- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

- проінструктувати працівника з техніки безпеки, охорони праці та протипожежної охорони.

10.20. Відділ персоналу ознайомлює працівника з Попередженням про спеціальні обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, Кодексом етики посадових осіб місцевого самоврядування міста Рубіжне, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.

10.21. Прийняття на роботу керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), крім керівників закладів дошкільної, загальної середньої та позашкільної освіти, підприємств охорони здоров’я, закладів культури, здійснюється на контрактній основі відповідно до вимог чинного законодавства України.

10.22. Керівники комунальних підприємств звітують на засіданні виконавчого комітету про фактичні результати фінансово-господарської діяльності в порядку визначеному контрактом, рішеннями виконавчого комітету, міської ради, тощо.

10.23. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) виконавчих органів міської ради, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність, а також взаємовідносини за посадою.

10.24. Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

10.25. Посадові обов’язки керівника виконавчого органу міської ради складаються заступником міського голови згідно із розподілом функціональних обов’язків, посадові інструкції посадових осіб міської ради складаються безпосереднім керівником й затверджуються заступником міського голови згідно із розподілом функціональних обов’язків, якщо інше не визначено Положенням.

10.26. Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.

10.27. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування (далі – Присяга).

10.28. Присяга складається в урочистій обстановці у присутності керівника виконавчого органу, працівника відділу персоналу (відповідно до розподілу обов’язків), колективу виконавчого органу, в якому працівник буде працювати.

10.29. Новообраний міський голова складає Присягу на сесії міської ради.

10.30. Після зачитування Присяги особа підписує її текст, який в подальшому зберігається в особовій справі. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці.

10.31 Питання присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, формування кадрового резерву, проведення атестації, інші кадрові питання вирішуються відповідно до чинного законодавства України та локальних нормативно – правових актів міської ради та виконавчого комітету.

11. Порядок підготовки і проведення нарад

11.1. З метою розгляду важливих поточних питань життєдіяльності міської територіальної громади, обговорення повсякденних проблем та пошуку шляхів їх вирішення, аналізу розгляду звернень громадян, міський голова щотижня проводить розширені наради за участю секретаря міської ради, заступників міського голови, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також керівників окремих місцевих органів виконавчої влади, підприємств та організацій.

11.2. Розширені оперативні наради проводяться щопонеділка о 08.00 в залі засідань міської ради.

11.3. У разі зміни дати або години проведення наради інформаційно-організаційний відділ міської ради не пізніше п’ятниці, що передує нараді, інформує її учасників.

11.4. В умовах карантину, надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану такі наради можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційна нарада).

11.5. Підготовка списку учасників наради, їх реєстрація, формування порядку проведення наради покладається на інформаційно-організаційний відділ міської ради.

11.6. Перед нарадою проводиться реєстрація учасників. Список присутніх зазначається в протоколі наради.

11.7. Керівник, який з об’єктивних причин не може бути присутнім на нараді, делегує участь заступникові (іншій посадовій особі).

11.8. Можуть проводитися щомісячні розширені наради за вказівкою міського голови для розгляду окремих питань можуть додатково запрошуватись керівники інших підприємств, установ, організацій міської територіальної громади, працівники виконавчих органів міської ради, депутати міської ради та ін.

11.9. Інформаційно-організаційний відділ веде, оформлює, узгоджує із керуючим справами виконкому, подає на підпис міському голові, зберігає протоколи щомісячних розширених нарад, надсилає копії протоколів старостам, виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам, закладам міської територіальної громади – виконавцям доручень, а також здійснює контроль за виконанням протокольних доручень.

11.10. Щокварталу до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, старости, керівники виконавчих органів, підприємств, установ, закладів міської територіальної громади – виконавці доручень, подають організаційно-інформаційному відділу інформацію про виконання протокольних доручень, встановлених міським головою на нарадах.

Інформаційно-організаційний відділ до 10 числа місяця, наступного за звітним кварталом, узагальнену інформацію про виконання протокольних доручень надає міському голові.

11.11. Інформаційно-організаційний відділ проводить акредитацію журналістів для участі у щомісячних розширених нарадах.

11.12. Матеріально-технічне забезпечення та підготовка залу засідань для проведення нарад покладається на загальний відділ.

11.13. Організація дистанційних нарад та технічне забезпечення покладаються на інформаційно-організаційний відділ та загальний відділ.

11.14. Відповідно до розподілу обов’язків секретар міської ради, заступники міського голови можуть скликати наради для встановлення завдань, організації та проведення відповідних заходів, оперативного контролю за виконанням планів роботи.

11.15. Організація такої наради, оповіщення її учасників, формування плану проведення, ведення протоколу, контроль за виконанням встановлених завдань покладається на підрозділ, що відповідає за підготовку наради.

11.16. У разі необхідності, за вказівкою секретаря міської ради, заступника міського голови, може вестись протокол наради.

11.17. Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.

11.18. Керівники виконавчих органів міської ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структур з питань основної діяльності виконавчого органу, планування та результатів роботи, дотримання трудової дисципліни тощо.

11.19. Визначений керівником працівник виконавчого органу, в разі необхідності, веде протокол наради. Протокол оформляється та зберігається у виконавчому органі відповідно до Інструкції з діловодства та Номенклатури справ.

12. Організація діяльності робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою

12.1. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міської територіальної громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

12.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань, включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів міської ради, а також депутати міської ради, члени виконавчого комітету, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

12.3. Члени виконавчого комітету, які не є членами робочого органу, мають право брати участь у засіданні з правом дорадчого голосу.

12.4. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

12.5. Засідання робочого органу скликаються його головою.

12.6. Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.

12.7. З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

12.8. Керівники виконавчих органів, відповідальні за підготовку проєкту рішення виконавчого комітету, яке попередньо розглядається на засіданні робочого органу, повідомляють, не пізніше ніж за один робочий день, членів виконавчого комітету про порядок денний, час та місце засідання робочого органу (комісії, комітету, координаційної ради, робочої групи тощо).

12.9. Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

12.10. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням про робочий орган.

12.11. Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або особа, яка забезпечує здійснення повноважень робочого органу.

12.12. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

13. Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

13.1. Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради здійснюється через офіційний сайт Рубіжанської міської ради та/або на офіційній сторінці сайта Рубіжанської міської ради в соціальній мережі «Меta».

13.2. З метою відкритості та прозорості інформаційно-організаційний відділ забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів міської ради із засобами масової інформації; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя міської територіальної громади.

13.3. Керівники виконавчих органів міської ради та старости:

- з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у засобах масової інформації подають необхідні матеріали у інформаційно-організаційний відділ за добу до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному сайті міської ради;

- для оперативного розміщення новин на офіційному сайті міської ради після проведення заходу подають у інформаційно-організаційний відділ повну, змістовну та об’єктивну інформацію обсягом не більше однієї сторінки формату А4;

- для оприлюднення матеріалів у друкованих засобах масової інформації надають їх у інформаційно-організаційний відділ в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети;

- готують проєкти вітальних адресів з нагоди державних і професійних свят та подають їх у інформаційно-організаційний відділ в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до святкової дати.

13.4. Виконавчі органи міської ради відповідно до Положення про офіційний сайт Рубіжанської міської ради, затвердженого рішенням міської ради, розміщують на офіційному сайті інформацію про діяльність Рубіжанської міської ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені міською радою та виконавчим комітетом рішення та розпорядження міського голови, що підлягають оприлюдненню відповідно до чинного законодавства.

13.5. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» виконавчі органи міської ради на офіційному сайті можуть розміщувати інформацію про роботу виконавчого органу.

14. Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі та актуалізація офіційного сайту Рубіжанської міської ради

14.1. За організацію роботи в локальній комп’ютерній мережі відповідає загальний відділ.

14.2. Кожний виконавчий орган має свою папку у розподіленому мережевому ресурсі (y:Загальні документи виконавчий орган), яка призначена для збереження загальної для всіх інформації та є засобом внутрішньої комунікації для передачі документів і забезпечує розміщення і постійну актуалізацію та знищення інформації відповідно до розподілу ресурсів та компетенції відповідних виконавчих органів міської ради.

14.3. Система електронного документообігу – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві міської ради (у разі введення в експлуатацію).

14.4. За збереження інформації на локальному комп’ютері відповідає користувач цього комп’ютера.

14.5. Технічний супровід офіційного сайту Рубіжанської міської ради здійснює загальний відділ (співпраця з розробником сайту, підтримка користувачів, надання права доступу, створення нових розділів, надання консультацій).

14.6. Технічний супровід системи електронного документообігу в міській раді та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на загальний відділ (у разі введення в експлуатацію).

14.7. Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу міської ради, покладається на загальний відділ (у разі введення в експлуатацію).

14.8. Виконавчі органи міської ради забезпечують:

- актуальність, достовірність та оновлення публічної інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних, з визначеною періодичністю оновлення інформації та у відповідних форматах, згідно з рекомендаціями для оприлюднення наборів відкритих даних та Переліком набору даних, затвердженим розпорядженням міського голови;

- розміщення та оновлення інформації, що стосується їх діяльності.

14.9. Інформаційно-організаційний, координує оприлюднення відкритих даних та подальше їх оновлення на офіційному сайті міської ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.

15. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання.

15.1. Відповідно до розподілу обов’язків між міським головою, заступниками міського голови та секретарем міської ради гербова печатка міської ради та гербова печатка виконкому знаходяться у начальника загального відділу. На час відсутності начальника загального відділу гербові печатки передаються особі, яка його заміщує.

15.2. Гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

15.5. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради погоджуються із заступником міського голови, керуючим справами виконкому та виготовлюються самостійно виконавчим органом.

15.6. Виготовлення та ведення обліку гербових печаток виконкому, а також печаток та штампів з найменуванням установи, що використовуються для здійснення повноважень посадовими особами виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, та старостами забезпечує загальний відділ у встановленому порядку.

15.7. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.10.2016 № 736. Відповідальність за зберігання та правильне використання печаток, штампів несуть особи, в посадових інструкціях яких про це зазначено.

15.8. Перевірка обліку печаток, штампів та дотримання правил їх зберігання у виконавчих органах міської ради здійснюється комісією у складі, що затверджується розпорядженням міського голови.

15.9. Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови, старостами, радниками міського голови.

15.10. Документи, складені на бланку міської ради, підписуються міським головою, заступниками міського голови, старостами, радниками міського голови.

Кабінет посадової особи

Особистий кабінет

Ще не зареєстровані? Зареєструватись

Система відновлення пароля

Згадали пароль? Авторизуватись

Ще не зареєстровані? Зареєструватись